Il faut rappeler que trois types de factures peuvent être utilisés :
- La facture électronique, procédé EDI ou signature électronique
- La facture PDF simple
- La facture papier (si conforme aux obligations légales)
Dans ce contexte, l’administration française a ajouté une contrainte supplémentaire : le processus de facturation doit être sécurisé par la mise en place d’une piste d’audit fiable pour tous les flux qui ne sont pas réalisés au moyen d’une facture électronique certifiée (EDI ou signature), autrement dit pour les factures papier et PDF simple, qu’elles soient émises ou reçues.
De cette manière, les factures papier et les factures électroniques sont traitées selon les mêmes critères, à savoir : l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu, la lisibilité de la facture.
Cette obligation concerne toutes les entités depuis 2013 et fait l’objet de contrôles par l’administration fiscale depuis 2014.
> L’objectif pour l’administration fiscale est de s’assurer de la réalité de l’opération facturée.
La charge de la preuve est renversée et c’est au contribuable de mettre en place des contrôles appropriés permettant d’assurer la traçabilité des flux et l’archivage des documents dans le but de pouvoir justifier chaque opération commerciale.
En durcissant les règles administratives autour de la facture papier, on tend à favoriser le passage à la facture électronique dont les contraintes sont plutôt de nature technique.
Peu d’entreprises ont mis en place la piste d’audit fiable, d’ailleurs beaucoup de dirigeants ignorent l’existence de cette obligation règlementaire.
Il est néanmoins possible de titrer profits de toutes ces contraintes.
>> Découvrez comment nous pouvons vous accompagner dans la mise en place de cette obligation
Un triple enjeu
La performance du système d’information de l’entreprise est un facteur important de sa performance économique.
L’enjeu est triple :
- Mettre en conformité : limiter les risques fiscaux par le respect des règlementations en vigueur. Les contrôles relatifs aux règles de facturation, aux mentions obligatoires et à la piste d’audit fiable sont de plus en plus courants et leurs conséquences financières peuvent être lourdes.
- Optimiser : le principal atout reconnu par les entreprises est le gain de temps. L’optimisation des processus de traitements des flux par l’utilisation des dernières technologies en matière d’automatisation va permettre d’atteindre cet objectif.
- Sécuriser : dans un contexte où la sécurité informatique est au cœur des préoccupations et constitue l’un des freins du « tout numérique », il s’agit d’aborder la transition numérique du système de facturation tout en assurant la sécurité du patrimoine de l’entreprise (actifs, savoir-faire, idées). La sécurité passera également par la recherche de fiabilité en matière de contrôle interne. En effet, l’absence de séparation des fonctions et de procédures écrites est un facteur de risque important.
Le guide « La digitalisation en pratique » peut vous aider à faire le point sur les enjeux de la transition numérique.