Obligations de l’entretien professionnel

IMPORTANT

Epidémie de COVID-19 : Adaptation du dispositif des entretiens professionnels

Dans le cadre du contexte de l’épidémie de COVID-19, l’ordonnance du 1er avril 2020 prévoit deux adaptations :

• les entretiens prévus en 2020, faisant l’état des lieux récapitulatif du parcours professionnel pourront avoir lieu jusqu’au 31 décembre 2020.
• les dispositions qui prévoient un abondement correctif au CPF du salarié sont suspendues en 2020. Elles s’appliqueront de nouveau à partir du 1er janvier 2021.

EN QUOI CONSISITE L’ENTRETIEN PROFESSIONNEL ?

Chaque salarié doit être informé, dès son embauche, qu’il bénéficie tous les deux ans d’un entretien professionnel à l’initiative de son employeur, quelle que soit la taille de l’entreprise, le secteur d’activité et la nature de son contrat.

La loi du 5 septembre 2018 permet qu’un accord collectif d’entreprise ou de branche puisse prévoir une périodicité différente.

L’entretien professionnel est consacré aux perspectives d’évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualifications et d’emploi.

Il permet d’entretenir la motivation de chaque salarié, d’identifier ses besoins d’accompagnement et/ou de formation, et de l’impliquer dans la construction et la gestion de son parcours.

Il prépare le salarié à être acteur de son évolution professionnelle.

Depuis le 1^er janvier 2019, trois nouvelles informations doivent aussi y être données au salarié sur :

• l’activation de son compte personnel de formation (CPF) ;
• les abondements de son CPF que l’employeur est susceptible de financer ;
• le conseil en évolution professionnelle (CEP), afin de renforcer la connaissance du dispositif par les salariés.

L’entretien professionnel se distingue de l’entretien annuel d’évaluation qui permet de faire le bilan de l’année écoulée (missions et activités réalisées au regard des objectifs fixés, difficultés rencontrées, points à améliorer, etc.) et de fixer les objectifs professionnels et les moyens à mettre en œuvre pour l’année à venir.

MODALITES DE MISE EN ŒUVRE ET CONTENU DE L’ENTRETIEN

Les points obligatoirement abordés au cours de l’entretien professionnel concernent :

• l’évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualification et d’emploi ;
• les questions relatives au suivi des actions de formation, de certification et de progression salariale ou professionnelle du salarié ;
• l’évaluation de son employabilité ;
• la réflexion sur l’avenir du salarié, le poste occupé et son projet professionnel.

Les délais de mise en place des entretiens

Pour les salariés embauchés après l’entrée en vigueur de la loi n° 2014-288 du 5 mars 2014, ces entretiens doivent être mis en place tous les deux ans. Cette durée s’apprécie par référence à l’ancienneté du salarié dans l’entreprise.

La responsabilité de l’organisation de l’entretien professionnel incombe à l’employeur

Cette obligation est inscrite dans le Code du travail (article L. 6315-1). Elle incombe à l’employeur.

L’entretien professionnel dans la TPE sera le plus souvent réalisé par l’employeur lui-même. Dans les autres entreprises, moyennes et grandes, son organisation et sa réalisation pourront être confiées, sous sa responsabilité, aux managers de proximité ou au responsable des ressources humaines en lien avec les managers de proximité.

L’employeur est tenu d’organiser un entretien professionnel pour les salariés :

• au retour de congé maternité ;
• au retour de congé parental d’éducation ;
• au retour d’un congé de proche aidant ;
• au retour d’une période de mobilité volontaire sécurisée dans les entreprises d’au moins 300 salariés ;
• au retour d’un congé d’adoption ;
• au retour d’un congé sabbatique ;
• au terme d’une période d’activité à temps partiel après un congé de maternité ou d’adoption ;
• au retour d’un arrêt de travail pour longue maladie ;
• à l’issue d’un mandat syndical.

Depuis le 1er janvier 2019, cet entretien peut avoir lieu à l’initiative du salarié à une date antérieure à la reprise de poste (cette possibilité n’était auparavant possible qu’avant la fin d’un congé parental d’éducation).

ENTRETIEN TOUS LES 6 ANS

Tous les six ans de présence du salarié dans l’entreprise, l’entretien professionnel comporte un objectif spécifique : élaborer un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié.

Concrètement, l’employeur doit s’assurer que le salarié a bénéficié au cours des six dernières années d’un entretien professionnel tous les deux ans et si nécessaire d’entretiens prévus au retour de certaines absences.

Par ailleurs, il doit s’assurer que le salarié au cours de ces six années :

• a suivi au moins une action de formation ;
• a acquis des éléments de certification ;
• a bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle :

• la progression salariale d’un salarié s’apprécie à la fois au niveau individuel et/ou au niveau collectif,
• la progression professionnelle comprend la progression « verticale », au niveau des différents échelons hiérarchiques, et la mobilité « horizontale », qui consiste en une progression en termes de responsabilités ou en un changement de métier.

Depuis le 1^er janvier 2019, un accord d’entreprise (à défaut, un accord de branche) peut mettre en place des critères différents pour apprécier le parcours professionnel du salarié.

Pour autant, l’employeur doit toujours vérifier si le salarié a bénéficié de tous ses entretiens professionnels obligatoires.

La périodicité de l’entretien professionnel « spécifique » reste fixée à 6 ans et n’est pas négociable.

QUELS RISQUES ENCOURT L’EMPLOYEUR QUI NE SATISFAIT PAS A L’OBLIGATION D’ENTRETIEN PREVUE PAR LA LOI ?

L’absence d’entretien professionnel pourrait être constitutive d’une faute pour l’employeur dans le cadre de l’exécution d’un contrat de travail.

Depuis le 1^er janvier 2019, dans les entreprises d’au moins 50 salariés (depuis le 1.01.2020, cet effectif est calculé en prenant pour référence l’effectif sécurité sociale (loi 2019-486 du 22 mai 2019, JO du 23), lorsqu’au cours des six dernières années le salarié n’a pas bénéficié des entretiens prévus et d’au moins une action de formation non obligatoire, l’employeur doit abonder le compte personnel de formation d’un montant de 3 000€ pour un salarié à temps complet ou à temps partiel.

Cette somme est plafonnée à un montant correspondant à 6 fois le plafond annuel de droits inscrits au compte personnel de formation. Le salarié est informé de ce versement.

L’abondement est versé à la caisse des dépôts et consignation qui crédite ensuite le CPF du salarié.

Abondement correctif

Jusqu’au 31 décembre 2020 (disposition transitoire introduite par l’ordonnance du 21 août 2019), l’entreprise peut prendre en compte les règles antérieures à la loi Avenir professionnel pour éviter l’abondement correctif du CPF.

L’employeur doit alors justifier de l’accomplissement de ses obligations en la matière à l’égard d’un salarié lorsque ce dernier a bénéficié au cours des six dernières années des entretiens prévus et 2 actions parmi les 3 suivantes :

• a suivi au moins une action de formation ;
• a acquis des éléments de certification par la formation ou une VAE;
• a bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle

Chaque année, avant le 1er mars, l’employeur adressera à son opérateur de compétences (OPCO) la liste des salariés concernés par l’abondement correctif et le montant en euros attribué ainsi que la somme forfaitaire.

À défaut ou en cas de versement insuffisant, après mise en demeure, il devra verser le double de l’insuffisance constatée au Trésor public.

Enfin, la loi du 5 septembre 2018 permet qu’un accord d’entreprise ou à défaut, de  branche, puisse prévoir

• des modalités d’appréciation différente du parcours lors de l’entretien effectué tous les 6 ans ;
• une autre périodicité d’entretien ;
• ou, des critères d’abondement plus favorables aux salariés

N’hésitez pas à consulter notre service RH qui peut vous accompagner dans la mise en place et organisation de vos entretiens professionnels auprès de vos salariés